Terminos y Condiciones

Terminos y Condiciones

TE Incentives DMC cotiza los servicios con tarifas netas no comisionables por persona o servicio, según se detalle en la tabla de costos. Nuestras cotizaciones son elaboradas con base en las características específicas de cada programa: número de participantes, fecha del viaje y otras consideraciones especiales. Los impuestos locales siempre están incluidos. Las tarifas individuales no aplican para incentivos ni reuniones. Nuestros precios están sujetos a cambio debido a modificaciones en la legislación gubernamental, tales como incremento en el impuesto de ventas y también si la fecha del viaje, número de participantes o número de habitaciones cambian.

Una vez que el cliente solicita a TE Incentives DMC reservar un programa, se preparará un contrato que será enviado al cliente para su debida revisión y firma.

Listado de habitaciones y Listado de Participantes

El cliente debe enviar el listado final de habitaciones al DMC (una lista con la distribución de participantes por habitación incluyendo nombres y ocupación) 30 días antes de la fecha del primer servicio contratado al DMC.

Adicionalmente el cliente debe enviar un listado final de participantes que incluya la siguiente información: dirección, teléfono, número de pasaporte, género, restricciones alimenticias, peso y cualquier otro detalle que se considere relevante y que deba ser tomado en cuenta por el DMC en relación con los participantes (condiciones especiales de salud, tratamientos, etc.). Este listado será usado por el DMC para coordinar: “express check in” en los hoteles, compra del impuesto de salida de Costa Rica (según el caso) y también se le enviará a los suplidores que brindarán servicios como parte del programa, con el único propósito de que el servicio que ellos brinden sea de alta calidad.

En caso de rentas de auto (incluyendo aventuras en carros doble tracción o rallys), como medio de transporte durante todo el programa o para rutas específicas, el listado de participantes debe incluir además el número de licencia de conducir y su respectiva fecha de expiración.

Importante: el DMC no será responsable por errores en los nombres de los participantes o en sus números de pasaporte, cuando se realice la compra de los impuestos de salida, pues este trámite se realiza usando el listado que el cliente envíe. De existir algún error en el nombre o número de pasaporte que el formulario de salida llevará impresos, la oficina de migración en el aeropuerto internacional le solicitará al participante pagar el impuesto de salida nuevamente.

La fecha para el envío de estos listados se establecerá con base en las políticas de los suplidores contratados para brindar servicios como parte del programa y también tomando en cuenta nuestras políticas. La fecha debe ser respetada por el cliente para evitar inconvenientes en cuanto a la planificación del programa.

Reducción de participantes y habitaciones

Tomando en cuenta que cada suplidor tiene sus propias políticas en relación con la cantidad máxima de habitaciones/participantes que se pueden reducir sin penalidad, el DMC incluirá en el contrato, información detallada respecto a las fechas límite y cantidades máximas que pueden reducirse sin penalidad. Si la cantidad que el cliente reduce excede los límites indicados en el contrato, aplicará una penalidad del 100%.

Si el contrato se firma 30 días o menos antes de la fecha del primer servicio contratado al DMC, el cliente no podrá reducir la cantidad de participantes/habitaciones reservadas y si esto ocurriera, aplicaría un cargo del 100% del valor de los servicios contratados debido a la cancelación tardía.

Cartas, Instrucciones, Textos, Logotipos, Regalos y Otros Materiales

El cliente debe enviar todo tipo de materiales incluyendo: cartas, textos, instrucciones, logotipos o regalos, que vayan a requerirse durante la ejecución del programa, al menos 30 días antes de la fecha del primer servicio contratado al DMC y debe informar cualquier detalle relevante en relación con dichos materiales.

Política de Cancelación

La política de cancelación se detallará en el contrato y la misma se elabora con base en las políticas de los suplidores incluidos en el programa.Además se indicarán las fechas límite y penalidades aplicables.

Pagos de servicios/gastos adicionales de los participante

El cliente debe informar al DMC anticipadamente sobre el procedimiento a seguir en relación con los servicios/gastos adicionales de los participantes a lo largo de todo el programa. Si TE Incentives DMC debe encargarse de dicho pago, un cargo por servicio del 15% sobre el total de servicios/gastos adicionales aplica.

Acuerdo de Confidencialidad

Los precios de los diferentes servicios ofrecidos al cliente son especialmente negociados para cada programa en particular y por lo tanto son confidenciales y no deben ser divulgados por el cliente ni por el DMC.

Forma de Pago

Todos los servicios ofrecidos por el DMC al cliente deben pre-pagarse al 100% antes de la fecha del primer servicio contratado al DMC. Este prepago puede hacerse por medio de cheque en dólares americanos, transferencia bancaria o tarjeta de crédito. En este último caso, el DMC hará un cargo adicional por servicios bancarios.

Si el prepago no es recibido según lo estipulado en el contrato, el DMC tiene el derecho de cancelar los servicios que han sido solicitados por el cliente.

Los depósitos parciales o pagos totales a suplidores locales no son reembolsables, una vez que el cliente ha firmado el contrato.

Las fechas y montos de pago se determinan con base en las políticas de pago de los suplidores incluidos en el programa y también según las políticas del DMC.

Instrucciones de Pago

Por favor envíe pagos por cheque en Dólares Americanos a la siguiente dirección postal en Estados Unidos:

Travel Excellence 7805 NW 15th Street, Suite 506-108 Miami, FL 33126-1109 USA

Si prefiere enviar una transferencia bancaria, siga los siguientes pasos:

  1. Cargos por transferencia bancaria corren por cuenta del cliente que envía el dinero al DMC. Cuando se calcula el monto a pagar, el cliente debe agregar los cargos por transferencia bancaria del banco local.
  2. El cliente debe seleccionar uno de los siguientes bancos y proveer información completa cuando se proceda con la transferencia bancaria.  Por favor notar que el Banco Nacional de Costa Rica provee un código SWIFT, mientras que el Chase Bank provee un número ABA/Routing.

    Transferir a: Banco Nacional de Costa Rica Dirección: Avenida 3, calle 1, San Jose, Costa Rica Teléfono: + (506) 2212 2000 SWIFT: BNCRCRSJ Beneficiaro: Travel Excellence, S.A. Número de cuenta: 100-02-087-600402-8 Dirección: Avenue 1, Streets 28 30, #2845 San José, Costa Rica TELEFONO + (506) 2523 9100 FAX + (506) 2523 9199

    Transferir a: CHASE BANK Dirección: 8111 Preston Rd. Suite 225 Dallas, TX 75225 USA Teléfono: (214) 360-3908 ABA/Routing: 021000021 Cuenta#: 712932334 Nombre de cuenta: Travel Excellence, S. A.

  3. El cliente debe indicarle al banco el nombre de la compañía (tal y como se ha dado a conocer con el personal de ventas del DMC), nombre del programa y/o número(s) de factura(s).
  4. Para que una transferencia bancaria sea efectuada en forma eficiente, es importante que esta información sea dada con exactitud y de manera completa a su banco, de lo contrario el dinero podría extraviarse y su llegada a Costa Rica se atrasaría
  5. Finalmente, por favor confirme el pago enviando una copia del documento de transferencia emitido por su banco al siguiente número de fax: + (506) 2523-9199. Asegúrese de que todos sus pagos sean hechos a nombre de Travel Excellence, S.A.

    Consideraciones Operativas

La operación de los servicios estará siempre sujeta a cambios debido a condiciones climáticas o de la naturaleza y el DMC podrá hacer los cambios que sean necesarios en la programación diaria, antes de la llegada de los participantes al país o durante su estadía, para garantizar en todo momento la seguridad y el disfrute de los servicios. Información específica sobre este tema en nuestra tabla de costos.


Los/las clientes pueden optar por dos formas de REGISTRO ("check-in") para sus participantes:

Registro normal ("regular check-in"): al llegar al hotel, cada participante llena su tarjeta de registro y presenta una tarjeta de crédito personal como garantía de los incidentales que generará durante su estadía. Además cada participante paga el total correspondiente a sus incidentales, cuando realice el "check-out".

Registro expreso ("express check-in"): para poder hacer un registro expreso, existen dos requisitos básicos:

  1. Crear una cuenta maestra con el hotel de forma anticipada, misma que se garantizará con una sola tarjeta de crédito. Los incidentales de todos los participantes se cargarán a la cuenta maestra y el/la cliente debe informar al DMC de forma anticipada, si los incidentales los pagará cada persona en el momento de hacer el "check-out" o si todo se carga a la tarjeta de crédito que garantiza la cuenta maestra.
  2. Enviar una lista de participantes 30 días antes de la fecha de ingreso al hotel, misma que debe incluir los siguientes datos de cada persona: nombre completo, número de pasaporte, número de teléfono, correo electrónico, dirección y país de residencia.

Detalles importantes:

  • Para efectos de abrir la cuenta maestra en cada hotel, los requisitos y procedimientos varían según la propiedad. La información detallada se incluirá en la confirmación del programa.
  • La tarjeta de crédito que se utilice para garantizar la cuenta maestra puede pertenecer al cliente, en cuyo caso es el cliente el que pagará lo cargado a la cuenta maestra, de forma directa y antes de salir del hotel, o se puede usar una tarjeta de crédito del DMC, en cuyo caso el DMC pagará al hotel y facturará los incidentales al cliente, a posteriori, aplicando un cargo por servicio del 15% sobre el total facturado por el hotel. El cliente debe informar de forma anticipada cual de estas dos opciones prefiere utilizar, de forma que el DMC pueda realizar los trámites necesarios con el hotel.

Vacuna con la fiebre amarilla:

La vacunación contra la fiebre amarilla es obligatoria antes del ingreso a Costa Rica para todas las personas provenientes de las siguientes áreas geográficas consideradas de riesgo:

a) ÁFRICA SUB SAHARIANA: Angola, Benín, Burkina Faso, Camerún, República Democrática del Congo, Gabón, Gambia, Ghana, Guinea, Liberia, Nigeria, Sierra Leona y Sudán.

b) SUR AMÉRICA: Bolivia, Venezuela, Brasil, Perú, Ecuador y Colombia.

c) CARIBE: Guyana Francesa.

Toda persona deberá comprobar que ha sido vacunada mediante “El Certificado Internacional de Vacunación contra la Fiebre Amarilla” el cual es válido a partir de 10 días después de la vacunación.

Quedan exentos del requisito de vacunación contra fiebre amarilla las personas que comprueben alguno de los siguientes casos:

  • Que en su trayectoria hacia Costa Rica hayan estado en tránsito por países en riesgo, en aeropuertos, puertos y puestos fronterizos de los países de riesgo mencionados anteriormente.
  • Aquellas personas en tránsito provenientes de un país considerado de riesgo, que deban permanecer 24 horas o más en territorio costarricense por razones de fuerza mayor, tales como factores climatológicos adversos, o bien por demora ocasional en la llegada de un vuelo o por problemas de mantenimiento de la aeronave en la que continuará su vuelo.
  • Las personas que habiendo estado en los países considerados de riesgo antes de ingresar a Costa Rica, hayan permanecido al menos 6 días en un país que no es de riesgo y no han desarrollado fiebre o síntoma en ese período de tiempo.

Las autoridades de migración deberán solicitar el Certificado Internacional de Vacunación contra la Fiebre Amarilla a todos los extranjeros provenientes de países de riesgo y no podrán ingresar a Costa Rica aquellas personas que no porten el certificado válido y vigente.

Los extranjeros con contraindicación para la vacunación contra fiebre amarilla que provengan de países de riesgo, deberán aportar un dictamen médico válido y avalado por la autoridad sanitaria nacional del país de donde proviene y deberá presentarlo antes del ingreso a Costa Rica.

La vacunación contra fiebre amarilla será obligatoria para todas las personas, exceptuando las contraindicaciones propias de vacunación contra fiebre amarilla.

Se consideran contraindicaciones absolutas las siguientes condiciones:

  1. Menor de 9 meses.
  2. Alergia severa al huevo.
  3. Inmunosupresión.
  4. Enfermedad del timo.

Se consideran contraindicaciones relativas en las cuales deberá existir una valoración médica de los pros y contras de la vacunación las siguientes condiciones:

  1. Mayor de 60 años.
  2. Embarazo.
  3. Lactancia.
  4. Historia familiar de eventos adversos asociados a la vacunación contra fiebre amarilla.
  5. Hipersensibilidad a la gelatina.
  6. Infección asintomática con VIH, con verificación laboratorial de adecuada función del sistema inmune.

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